ORGANIZACJA PRAC KANCELARYJNYCH ORAZ ZASADY ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI W FIRMIE/INSTYTUCJI

Liczba godzin dydaktycznych: 6 - 1 dzień. czas trwania szkolenia dostosowywany do zakresu tematycznego, oczekiwanych rezultatów oraz dynamiki grupy.

Miejsce:

Zapraszamy do skorzystania z komfortowych sal szkoleniowych firmy PRESTIGE Europejskie Centrum Kształcenia. Zgodnie z życzeniem zorganizujemy szkolenie w dowolnie wybranym przez Państwa miejscu i czasie.

Prowadzący:

Starszy kustosz w Archiwum Państwowym, od 1998 – do 2003 zastępca dyrektora w Archiwum Państwowym. Autor takich publikacji jak: Obieg dokumentacji i tworzenie zasobu archiwalnego w urzędzie gminy, Commercium, Katowice 1994, Projekt uzupełnień jednolitego, rzeczowego wykazu akt dla urzędów gmin, Commercium, Katowice 1995, Stosowanie rzeczowych wykazów akt w administracji samorządowej. w: Archiwa samorządowe w służbie mieszkańców i administracji publicznej. Współpracował z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji w opracowaniu obowiązującego Rzeczowego wykazu akt dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiącego załącznik nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz.1319).



Cel szkolenia:

Doskonalenie umiejętności związanych z wykonywaniem prac kancelaryjnych, właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania obiegu dokumentów wewnątrz firm, a także archiwizacją dokumentacji, profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji oraz zaznajomienie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.




Cena:

Celem otrzymania wyceny szkolenia na zlecenie prosimy o następujące dane:

• tematyka szkolenia
  
• ilość uczestników
  
• wybór miejsca
  
• dodatkowe ważne informacje/oczekiwania
  

Prosimy również o sprecyzowanie Państwa pozostałych oczekiwań. Warunkiem uczestnictwa jest dokonanie wpłaty przed rozpoczęciem szkolenia



FORMULARZ ZGŁOSZENIA:

Prosimy wypełnić, wydrukować i przesłać faxem lub na nasz adres co najmniej na tydzień przed szkoleniem.
Ilość miejsc ograniczona.

  Formularz w formacie .pdf
  Formularz w formacie .doc

---

SZKOLENIA NA ZLECENIE

Organizujemy również szkolenia zamknięte dedykowane z tego tematu, które warto rozważyć już przy ponad 5 uczestnikach z jednej firmy.

Prosimy o wypełnienie poniższego formularza i odesłanie go do naszej firmy lub kontakt telefoniczny.

[ CZYTAJ WIĘCEJ... ]

Formularz identyfikacji potrzeb szkoleniowych: .pdf lub .doc

---

Program szkolenia:

I. Postępowanie z dokumentacja tradycyjną: rodzaje dokumentacji, zasady obiegu, gromadzenia w formie zbiorów i akt spraw.

1. Omówienie przepisów prawa archiwalnego:

• Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
  
• Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz przepisów związkowych.

2. Współczesne systemy kancelaryjne (omówienie wzorcowej instrukcji kancelaryjnej i rzeczowych wykazów akt)

3. Nowe instrukcje kancelaryjno-archiwalne w urzędach administracji publicznej

4. Klasyfikacja dokumentacji współczesnej

4. Kwalifikacja archiwalna (okresy przechowywania dokumentacji)

II. Przygotowanie do przechowywania w archiwum zakładowym

1. Archiwizacja dokumentacji o czasowym okresie przechowywania - kategoria archiwalna B (segregacja i systematyzacja, opis teczek, ewidencja)

2. Archiwizacja materiałów archiwalnych - kategoria archiwalna A (segregacja i systematyzacja, porządkowanie wewnątrz teczek, opis i ewidencja)

III. Archiwum zakładowe

1. Warunki techniczno - organizacyjne

2. Procedura przyjmowania dokumentacji

3. Oznakowywanie i rozmieszczanie dokumentacji

4. Środki ewidencyjne

IV. Zasady udostępniania dokumentacji

1. Udostępnianie dla celów służbowych pracownikom własnej jednostki.

2. Udostępnianie jednostkom zewnętrznym

3. Ewidencja udostępniania

V. Brakowanie i niszczenie dokumentacji, której okres przechowywania minął

1. Sporządzenie spisu dokumentacji przeznaczonej do wybrakowania i zniszczenia

2. Procedury formalne

3. Organizacja procesu niszczenia

VI. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

1. Podział na zespoły archiwalne

2. Segregacja i systematyzacja

3. Ewidencja przygotowanej dokumentacji (aktowej, technicznej, kartograficznej, fotograficznej, dźwiękowej)

4. Procedura przekazywania

VII. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej.

VIII. Postępowanie z dokumentami elektronicznymi

1. Zasady postępowania z dokumentacją w świetle ustawy z dn. 17.II 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne oraz znowelizowanej ustawy z dn. 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz regulacji zawartych w ustawach:

• z dn. 29.IX.1994 r. o rachunkowości
  
• z dn. 18.IX. 2001 o podpisie elektronicznym
  
• dn. 18.VII. 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną

2. Omówienie przepisów wykonawczych wydanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 30 października i 2 listopada 2006r .:

• w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych
  
• w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
  
• w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

3. Archiwizowanie dokumentów elektronicznych

• klasyfikacja wstępna – podział na dokumenty ewidencjonowanie i nieewidencjonowane
  
• procedury przechowywania i corocznych przeglądów przechowywanych dokumentów ewidencjonowanych
  
• Metadane jako niezbędny element opisu dokumentów elektronicznych
  
• Kwalifikacja archiwalna dokumentów elektronicznych
  
• Brakowanie (usuwanie) dokumentów elektronicznych
  
• Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego
  
• Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych